跑出“智慧财务加速度”

——四川省德阳市人民医院电子会计档案试点工作综述

面对堆积如山的纸质凭证、耗时费力的档案管理，四川省德阳市人民医院交出一份亮眼答卷——通过建设电子会计档案单套制管理系统，让财务人员从“贴发票、搬档案”的繁琐工作中解放出来，转身成为业务科室的“数据智囊团”。

从“纸山票海”到“一键归档”

“以前每到月底，财务科就像打仗一样。”谈起纸质档案管理的痛点，德阳市人民医院财务部副主任林俐感慨万千。作为一家拥有数千名职工的大型三甲医院，这家医院每月产生的会计凭证多达数百本，年档案量超千本，仅仓储就需占用500平方米空间。

“找一张发票可能得花 10 分钟，加班加点成了常态。”她说。

转机出现在 2023 年。随着财政部等九部委推动电子凭证会计数据标准试点，德阳市人民医院抓住政策机遇，将电子会计档案建设列为“一把手工程”，成立专项工作组，目标直指“最后一公里”的财务数字化闭环。

与此同时，德阳市人民医院在财务管理信息化建设方面早已有所布局。医院先后上线了HRP 系统、智能报销等多个信息化项目，成功打通了财务核算、预算管理、报销、物资管理等多个业务信息系统，实现了系统间的互联互通和数据共享。2024年，医院全面启动线上报销业务流程。这一系列举措为电子会计档案建设奠定了坚实的技术基础。

“电子会计档案不是简单的‘纸质变电子’，而是整个管理流程的重构。”德阳市人民医院财务部主任曾玉龙说，2024年全面启动线上报销后，电子发票普及率超 90%，为无纸化归档打下坚实基础。

AI上岗“四性检测”筑牢安全防线

转型之路并非坦途。

原始数据和资料的获取与统筹，就是一个大难题。医院的信息系统繁多，与财务流程相关的业务系统及信息板块多达 20 多个。要想让这些系统协同工作，将业务流程梳理清楚，实现数据的有效传递，绝非易事。不同系统的数据格式、接口标准存在差异，如何整合系统，让数据顺畅地在各个环节流转，是摆在建设团队面前的一道难题。

保证会计凭证的真实性、完整性和安全性，也是重中之重。电子会计档案不同于传统纸质档案，一旦数据出现篡改、丢失等问题，后果不堪设想。在电子环境下，如何运用技术手段和管理措施，确保每一张会计凭证都真实可靠、完整无缺，成为项目建设的关键挑战。

面对挑战，德阳市人民医院打出“组合拳”。

——技术赋能：报销机器人“解放双手”。引入AI报销机器人，通过OCR技术自动识别发票信息，并联动税务平台实时验真查重。“上传发票截图，AI就能自动填单，还能拦截重复报销，省时又省心。”林俐说，一份差旅报销单从上传附件到提交最快仅需20秒，效率提升超80%。

——流程再造：四性检测“层层把关”。电子档案的核心在于可信。医院参照《电子档案单套管理一般要求》，在系统中嵌入“真实性、完整性、安全性、可用性”检测模块，应用在电子会计档案的移交接收、归档、长期保管等环节上。德阳市人民医院电子会计档案系统承建方博思公司有关负责人举例说，平台数据在传递过程中采用国密杂凑算法获取摘要值，自动判断凭证借贷相等，保证总账与明细账数据一致，保障真实性；完整性通过区块链技术记录操作日志，确保数据不可篡改；系统自动检查归档数据是否存在加密格式，是否隐藏病毒等，保证安全性；系统自动检测元数据文件能否被正常解析、版式数据大小是否一致等，保证有用性。

——制度护航：14 项规范织密“管理网”。“单靠技术不够，必须制度先行。”曾玉龙介绍，医院同步出台《电子会计档案管理制度》《数据管理规范》等14项制度，明确从凭证生成到归档的全流程标准。例如，要求业务系统传输数据时需附带“电子签名+时间戳”，档案借阅需线上审批并留痕，确保责任可追溯。

财务人员转型“数据管家”

经过一年攻坚，2024 年底，医院顺利通过电子会计档案单套制验收，交出一份“降本增效”的成绩单。

林俐介绍说，电子会计档案系统的建设落地，为医院节省了“真金白银”——告别打印、装 订，年节约纸张、耗材成本30万元；专职档案管理人员人力成本节省30万元；控制档案存储空间，预计每年还将节约仓储维护费用10万元。

效率的提升同样令人欣喜。数据显示，德阳市人民医院月度凭证归档时间从30天压缩至7天；凭证查询从“翻箱倒柜10分钟”变为“关键词秒搜”；审计检查时直接线上调阅，免去纸质档案搬运、清点之苦。

财务的合规性和安全性得到极大提高。在电子会计档案系统上线之前，虽然国家出台了会计信息数据标准，要求在财务档案中同时保存电子发票的原始形式，但由于医院当时全是纸质档案，在这方面的合规性存在不足。现在，医院完全符合国家电子会计档案的管理要求，有效避免合规风险。

更重要的是，财务人员已经正式迈进转型“新赛道”。

例如，在成本控制方面，通过对职工出差机票价格、各部门物资领用等数据的分析，能够找到更多成本管控点。这就像是为医院的成本管理装上一双“智慧的眼睛”，让成本控制更加精准有效。

“过去，我们80%精力耗在核算，现在能聚焦业财融合了。”林俐透露，财务部在减员5人的情况下，反而拓展数据分析、成本管控等新职能。

“我们现在是带着数据去临床科室，帮科室算‘明白账’。”她说，“临床科室也表示欢迎，终于帮他们搞清楚经济账，业务管理工作与经济管理工作双向促进。”

从“电子归档”到“数据挖矿”

电子会计档案的价值远不止于“无纸化”。曾玉龙展望：“这些结构化数据是一座‘富矿’，未来可挖掘的空间无限。”

他进一步表示，前端业务流程的梳理至关重要。医疗业务复杂，涉及的流程和业务系统众多，每年的软件项目有上百个。医院将继续深入梳理业务流程，确保电子会计档案建设与前端业务系统紧密配合，形成一个有机的整体。

林俐则表示，外部条件的变化为电子会计档案建设提供有力支持。近年来，火车票、飞机票、税票等票据全面实现电子化，为电子会计档案建设创造更好的外部环境。德阳市人民医院将充分利用这些有利条件，加快推进电子会计档案建设的步伐。

一方面，德阳市人民医院将逐步探索全链条电子化攻坚。林俐表示，今年医院计划将合同管理、采购系统纳入电子档案体系，实现从业务端到归档端的全自动对接。

“目前，仅银行回单等少数环节仍需纸质流转，明年将彻底打通‘最后一米’。”她说。

另一方面，德阳市人民医院准备探索区域联动“一盘棋”。曾玉龙表示，作为德阳市紧密型城市医疗集团的牵头单位，医院计划搭建财务共享中心，通过电子档案系统实现多院区、多主体之间的数据互通。

“未来，紧密型城市医疗集团的报销、归档都能‘云端’完成，助力区域医疗资源协同。”他说。

更重要的是，德阳市人民医院正在积极谋划将数据资产“变废为宝”。在电子会计档案数据深度利用方面，曾玉龙表示，将通过差旅费、耗材领用等数据分析，识别浪费点，加强成本管控力度；将结合历史数据预测科室资金需求，提升预算精准度；将利用 AI 模型监测异常报销行为，防范财务风险。

林俐说：“数字化转型不是选择题，而是必答题。我们跑出的‘加速度’，最终会让患者受益——把资源更多投入到临床服务中，这才是智慧医院的初心。”

曾玉龙表示，未来，随着电子病历、智慧服务等系统的深度融合，这场“无纸化革命”或将引领医疗行业走向更高效、更绿色的新时代。

“围绕数据资产台账编制、登记、授权运营、收益分配、交易流通等重点环节，开展数据资产全过程管理试点，规范数据资产管理流程，为后续完善数据资产管理制度、加强数据资产管理积累经验。”省财政厅资产处有关负责人表示。